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【社労士監修】年次有給休暇の計画的付与とは?~導入と活用方法について解説~

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【社労士監修】年次有給休暇の計画的付与とは?~導入と活用方法について解説~

 

働き方改革によって、働く個人が自分自身のワーク・ライフ・バランスに応じて働年次有給休暇の取得についても、2019年4月から年5日の取得が義務付けられるようになり、企業が従業員に対してその取得時季を指定したうえで、年次有給休暇を取得させることが必要となりました。なお年次有給休暇の取得義務化への対策として、従来からある年次有給休暇の計画的付与(計画年休)を活用する方法があり、今回はその計画的付与(計画年休)の導入と活用方法について解説していきます。

年次有給休暇の発生要件は2つ

まず年次有給休暇とは、働く人の心身のリフレッシュを目的とした制度であり、労働基準法で定められています。しかし、会社に勤務するすべての従業員が取得できるわけではなく、①一定の勤続年数と、②勤続期間中の出勤率という2つの条件を満たす必要があります。

年次有給休暇の付与日数は最大20日

次に年次有給休暇の付与日数についてですが、労働基準法では勤続年数に応じて10日~20日と定められていますが、会社の就業規則でそれ以上を付与することもできます。なお、同じ会社でもパートタイムやアルバイト等のもともと所定労働日数が少ない従業員ついては、その所定労働日数に応じて比例付与されることとなり、一般社員(フルタイム正社員)比べると所得できる日数も少なくなります。

 

★パート・アルバイトの年次有給休暇についてはこちら↓

計画的付与(計画年休)とは会社が指定する有給休暇

計画的付与とは

年次有給休暇とは従業員に与えられた権利であり、従業員が希望する時季に取得できますが、業種や職種によっては繁忙期・閑散期が明確であったり、またチーム制で仕事をしている場合だと自由に取得できないのが実情です。そのような場合は、取得時季を定めて会社が従業員に対して年次有給休暇を取得させることができ、それを年次有給休暇の「計画的付与(計画年休)」と言います。

計画的付与(計画年休)の導入方法

計画的付与(計画年休)については、本来従業員が自由に取得できる年次有給休暇に対して、一定の制限を設けるかたちとなるため、導入する際は以下のとおり所定の手続きが必要となります。

■就業規則への記載

まず年次有給休暇は就業規則における絶対的記載事項となりますので、就業規則に計画的付与(計画年休)についてもその旨定めておく必要があります。計画的付与については後述する労使協定の締結が必要となるため、就業規則への記載内容は主に労使協定に関する規程となります。

【就業規則への記載例】

(計画年休)
第〇条
1.会社は、当該事業所において、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においては、その労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては、労働者の過半数を代表する者と、労働基準法第39条第6項に定められた労使協定を締結し 、第52条で定める年次有給休暇のうち5日を超える部分については、その労使協定を定めるところにより計画的に付与するものとする。

2.前項の場合においては、締結した労使協定を就業規則の一部とし、就業規則に定めのない場合は、当該労使協定により定める内容とする。

■労使協定の締結

年次有給休暇の計画的付与(計画年休)は、会社がその取得時季を指定できることになり、従業員からすると不利な状況となるため、事前に会社と従業員側とで十分な話し合いのうえ、労使協定を締結する必要があります(※労使協定については労基署への届出は必要ありません)

■労使協定で定める事項

労使協定においては以下の事項について定めておくことが必要です。

①計画的付与の対象者
計画的付与の対象者については、会社の全従業員を一斉に設定することも可能ですし、または職場やグループごとに分けて設定することも可能です。ただし年次有給休暇を与える時季に、育児休業や介護休業により休業予定である従業員や退職予定また休職中である従業員については対象外としておくことが必要です。

②対象となる年次有給休暇の日数

計画的付与(計画年休)が可能なのは、年次有給休暇のうち5日を超える部分となるため、少なくとも5日については従業員の自由に取得させてなくてはいけません。

③計画的付与の具体的な方法

計画的付与の具体的な方法については、以下の3つパータンに分けられ、各パターンごとで具体的な方法が異なります。

  • 従業員全員に一斉付与の場合は、具体的に年次有給休暇のに日にちを定めておきます。
  • 課やグループ別の交代制付与の場合は、課やグループごとに具体的な年次有給休暇の日にちを定めておきます。
  • 従業員個人ごとに付与する場合は、計画表を作成するタイミングと手続きについて定めておきます。

④年次有給休暇の付与日数が少ない従業員の取り扱い

従業員全員に一斉付与する場合には、新卒採用者や中途採用者等でもともと5日を超える年次有給休暇がない従業員に対しては、次のいずれかの措置が必要となります。

  • 一斉の休業日について、有給の特別休暇とする
  • 一斉の休業日について、休業手当として平均賃金の60%以上を支払う

この点について、新たに特別休暇を設けたり、休業手当の規程を設けたりすることで労務が煩雑になるようであれば、入社日を基準日として(本来は入社から半年後が基準日ですが)年次有給休暇を10日付与する方法でも対応は可能なので、従業員数が多い会社では一律に年次有給休暇を付与する方法が良いかもしれません。

⑤計画的付与日の変更

あまり好ましくありませんが、事前に計画的付与日を変更する場合は、労使協定で計画的付与日を変更する場合の手続きについて定めておくことが必要です。

労使協定書の作成方法

労使協定の作成については、先述した①従業員全員に一斉付与するパータン、②課やグループ別に交代で付与するパターン、③個人ごとに付与するパターンで作成方法も変わります。今回は各パターンごとの労使協定の記載例について紹介しますので、作成方法がわからない方は確認してみてください。

【一斉付与の場合の作成例】

年次有給休暇の計画的付与に関する協定書

〇〇株式会社と〇〇労働組合とは、令和〇〇年度(以下本年度)における年次有給休暇の計画的付与について、次のとおり協定する。

第1条
従業員が有する本年度の年次有給休暇のうち4日については、次の日に取得するものとする。
8月10日から8月12日まで、および8月16日

第2条
従業員が有する本年度の年次有給休暇の日数から、5日を控除した残日数が4日満たないものについては、不足日数の限度において、前条に掲げる日に有給の特別休暇を与えるものとする。

第3条
従業員が第1条に規程する日に、年次有給休暇を取得することが、業務運営上の支障をきたす場合は、会社は本協定による年次有給休暇の取得日を変更することがある。

【交代制付与の場合の作成例】

年次有給休暇の計画的付与に関する協定書

〇〇株式会社と〇〇労働組合とは、令和〇〇年度(以下本年度)における年次有給休暇の計画的付与について、次のとおり協定する。

第1条
各課において、課所属の従業員をAグループ、Bグループの二班に分けるものとし、その調整は所属長が行うものとする

第2条
従業員は、自ら有する本年度の年次有給休暇のうち4日については、前条の規定により分けられたグループに応じて、次に掲げる日に取得するものとする。
Aグループ:7月10日から7月13日まで
Bグループ:8月14日から8月17日まで

第3条
従業員が有する本年度の年次有給休暇の日数から、5日を控除した残日数が4日満たないものについては、前条における「4日」を「5日を控除した残日数」に読み替え、取得日については各グループにおける早い時期から残日数を限度に、順次取得するものとする。

第4条
従業員が第2条に規程する期間に、年次有給休暇を取得することが、業務運営上の支障をきたす場合は、会社は本協定による年次有給休暇の取得日を変更することがある。

 

【個人別付与の場合の作成例】

年次有給休暇の計画的付与に関する協定書

〇〇株式会社と〇〇労働組合とは、令和〇〇年度(以下本年度)における年次有給休暇の計画的付与について、次のとおり協定する。

第1条
従業員が有する本年度の年次有給休暇のうち、5日を超える部分については、4日を限度として従業員は本協定の定めるところに従い、計画的に取得するものとする。
ただし、年次有給休暇の日数から5日を控除した残日数が4日に満たない従業員については対象外とする。

第2条
本協定による年次有給休暇の計画取得期間は、毎年7月1日~9月30日までの期間とする。

第3条
本協定の対象となる従業員は、会社に対して毎年5月31日までに、前条に定める期間内において年次有給休暇の取得を希望する日を、書面にて申し出るものとする。

第4条
会社は、前条に基づく各従業員の希望を踏まえて、従業員の年次有給休暇の取得日を指定し、遅滞なく計画表を作成したうえで、従業員に周知するものとする。

第5条
本協定の対象となる従業員は当該計画表に従って取得するものとする。

第6条
従業員が当該計画表に従い年次有給休暇を取得することが、業務運営上の支障をきたす場合は、会社は本協定による年次有給休暇の取得日を変更することがある。

今回ここでご紹介したのは作成例となります。実際に協定書を作成する場合は、より会社の方針や労使関係の実態によって内容が異なってくるため、その際は社会保険労務士などの専門家に相談した方が良いでしょう。

計画的付与(計画年休)の有効活用

計画的付与(計画年休)については、会社の有給取得率が低い場合は取得率を向上させるのに有効的ですし、また人事HR戦略の観点で言えば、年次有給休暇の計画的付与を行うことで従業員のワークライフバランスを保つことができるので、人材確保の面からも非常に有効的だと言えます。

出典:厚生労働省 年次有給休暇の計画的付与制度

有効活用するには、上記のとおり、夏季や年末年始に年次有給休暇をを付与して大型連休とする方法もあれば、ブリッジホリデー休暇として休みと休みの間に付与する方法もあります。また従業員自身の誕生日に付与するアニバーサリー休暇としての活用方法もあります。現在、計画的付与(計画年休)については、年次有給休暇の取得義務化の方法として再認識されているところではありますが、会社の従業員とのエンゲージメントを高めていく方法としても検討見てみるのもよりかもしれませんので、ぜひこの記事を参考にいただき、導入を進めてみてはいかがでしょうか?

★年次有給休暇の取得義務化について知りたい方はこちら↓

 

 

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