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【在宅勤務の導入】就業規則の作成についての重要なポイントを解説!

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【在宅勤務の導入】
就業規則の作成についての重要なポイントを解説!

近年、在宅勤務を導入する企業が増えています。在宅勤務を導入するにあたっては、自然災害や感染症予防のために外出自粛が求められたりした場合など、 緊急時においても業務が可能となったり、通勤手当などの人件費コストの削減が可能になったりと、 企業側にもメリットがあります。また働く社員にとってもワークライフバランスの向上に繋がったりとそのメリットは様々です。しかし在宅勤務の導入に関しては、従来の働き方と違うことから、現状の就業規則を変更もしくは新たに作成し直す必要があります。

 

就業規則を見直すポイントとしては

の3つのポイントが必要となります。就業規則を見直すことは、在宅勤務導入後のトラブルを防ぐことができ、また労使ともに納得したうえで在宅勤務を導入することができるため、導入前に事前に確認しておくと良いでしょう。

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就業規則は変更する必要があります

在宅勤務を新たに導入する場合は労働条件の変更に該当するため、就業規則の変更が必要なります。 なお、就業規則の変更においては従業員への不利益の程度を考慮して合理的である必要があり、また変更後の就業規則を労働者に周知させることが必要です。在宅勤務自体は従業員自身のワークライフバランスの向上や、自然災害時の危険リスクやインフルエンザや新型コロナの感染症リスク防止にもつながるので不利益はないですが、在宅勤務時に発生する諸費用(水道光熱費や通信費)などの問題はあるので、事前に従業員への説明や周知は大事なポイントなります。

就業規則の作成方法について

在宅勤務を導入する際には、在宅勤務にかかる定めを就業規則本体に盛り込む方法、または在宅勤務規程を新たに作成する方法の2つがあります。
どちらの方法でも特に問題ありませんが、業種によっては今まで事業所内業務が原則だった会社も少なくないため、その場合は分かりやすさの観点から「在宅勤務規程」を作成する方が良いでしょう。ここでは「在宅勤務規程」を作成する方法で、その作成のポイントを解説していきます。

在宅勤務規程の作成のポイント

ポイント①就業規則に委任規程を設ける

労働条件は就業規則の定めるところにあるため、 就業規則に「在宅勤務に関する事項については別に定めるところによる」との記載が必要になります。
なお、会社によっては就業規則を職域区分ごとに分けているところもあり、簡単に言えば「正社員」と「パートタイム」とで就業規則を別々に作成しているケースです。この場合は「正社員」と「パートタイム」両方に在宅勤務を導入する場合は、両方の就業規則に委任規程を設ける必要があるので注意しておきましょう。

ポイント②在宅勤務の定義を設ける

在宅勤務とは文字どおり「自宅」で就労することを意味するので、「在宅勤務とは従業員の自宅で情報通信機器を利用した業務をいう」と定義しておくことが必要です。
場所を限定しておくことは、情報セキュリティの観点からも大事であり、従業員によっては在宅勤務とテレワークを誤って解釈してしまい、自宅以外の場所で就労してしまう可能性もあるため、場所は明確に記載しておくのがポイントです。また従業員の事情によっては親の介護をしながらというケースもあるため、その場合は追加して「その他自宅に準じる場所(会社指定の場所に限る)」などと追記するのも良いでしょう。

ポイント③在宅勤務の対象者を決める

在宅勤務の対象者は在宅勤務規程により定めることができます。従業員全員とするのも良いですし、育児や介護、傷病等に限定して定めることもできます。また業種や職種によっては、管理部門と現場部門を切り離して、管理部門のみを在宅勤務とすることもできますし、また従業員の勤続年数で限定して定めることも可能です。
ただし「正社員」と「パートタイム」という職域区分によって分ける場合は注意が必要です。もし「正社員」と「パートタイム」とで業務内容に変わりない場合は、余程の合理的な理由がなければ両方に在宅勤務を導入しておかないと、後々労使間トラブルに発展する可能性がありますので注意しておきましょう。
また在宅勤務は従業員のプライベートにも影響してくるため、会社の指示命令で決めるのではなく、「在宅勤務を希望する者」というように定めておくのがベストです。

ポイント④利用申請方法を決めておく

在宅勤務の定義と対象者を決めた後、在宅勤務の利用時の申請方法について定めておくことが必要です。これは在宅勤務を申請・承認という方法を取ることにより、従業員本人の希望だけではなく、会社の裁量権の範囲で在宅勤務を決めることができるからです。
申請・承認の方法を取らないと、仮に従業員全員が在宅勤務を希望した場合、事業所内に従業員がいないという事態もありえます。このようなリスクを避けるためにも「申請」と「承認」は規程で定めておく必要があります。

なお、在宅勤務を利用する場合は1段階承認と2段階承認の2つの方法があります。

  • 1段階承認とは
    在宅勤務規程で定めた対象者が、在宅勤務の利用時に事前申請を行い、管理者がそれを承認する
  • 2段階承認とは
    在宅勤務規程で定めた対象者は、まず在宅勤務利用者として事前に許可申請を行い、会社から許可を受けた対象者は、改めて在宅勤務の利用申請を行い、管理者がそれを承認する

この2つの承認方法どちらを採用するかは会社によって判断は異なりますが、例えば会社が対象者に対して一律にクライアントPCを配布することで情報セキュリティ面の対策を講じていれば1段階承認。従業員自身のPCを利用する場合は情報セキュリティの問題があるので、まずはセキュリティ面のチェック機能という意味でも2段階承認を採用するといったように考えるとわかりやすいでしょう。

ポイント⑤服務規律を定めておく

服務規律は就業規則にも定めれていますが、在宅勤務という就労形態については、独自の服務規律を定めておく必要があります。特に在宅勤務は会社の管理下から離れることとなるため、例えば「会社指定のネットワーク以外への接続は禁止する」「在宅勤務時は自宅(または会社指定)以外での業務を行ってはならない」など、情報セキュリティ面と就業場所について規律を定めておくことが重要です。

ポイント⑥労働時間を決めておく

在宅勤務の場合でも会社は労働時間を把握しなくてはいけません。また週40時間、1日8時間を超える場合は時間外労働となり、時間外労働が発生する場合は36協定が必要となります。
通常は在宅勤務でも労働時間は変わらないため、その場合は就業規則に定める労働時間が適用されます。一方で在宅勤務となるとタイムカードがなく労働時間が正確に算定できなかったりするケースや、仕事とプライベートとの線引きが難しいケースがあり、その場合は「事業所外みなし労働時間制」を採用することで、在宅勤務における1日の労働時間を予め決めておくことも可能ですし、始業時刻と終業時刻を従業員に委ねる「フレックスタイム制」を採用することも可能です。なお就業規則とは異なる労働時間を設ける場合は、「在宅勤務規程」に定めておく必要があります。
また労働時間を把握するということについては、始業時と終業時に従業員から報告をもらうことで労働時間管理が可能となるため、報告方法についても規程に定めておくと良いでしょう。

ポイント⑦費用負担について

在宅勤務となると就労場所が自宅となるため、普段だと日中は自宅に誰もいない家庭であれば、その分の電気・ガス・水道代の費用がかさんできます。また自宅のネット環境を使用する場合は通信費も従業員負担となることから、その点について予め「在宅勤務規程」に定めておくのが良いでしょう。一般的に電気・ガス・水道代等の光熱水費はプライベートとの線引きが難しいことから従業員の負担として、ネット関連などの通信費や事務用品費は会社負担とするケースが多いようです。またこういった費用を個別に判断していくことは難しいため、在宅勤務手当を支給することで精算する方法もあります。在宅勤務の場合は通勤費すなわち通勤手当がかからないため、その分在宅勤務手当に充当するという考え方もあります。ただ費用負担については労使トラブルにも発展しやすいので、予め規程で定めておくのがベストでしょう。

 

まとめ

在宅勤務を導入するにあたっては、就業規則を変更するのか?新たに「在宅勤務規程」を設けるのか?の2者択一になりますが、労使間トラブルを防止する意味でも、また従業員が納得したうえでの導入を目指す意味であれば、手間ではありますが「在宅勤務規程」を新たに作成した方が、その後は効率よく運営することができます。また業種や職種、会社の規模によって在宅勤務の運営方法も変わってくるため、「在宅勤務規程」の雛形をそのまま引用することもできますが、自社のオリジナルとして規程を作成するのが、一番望ましくベストな方法と言えるでしょう。今回重要なポイントのみを整理して紹介しているため、より具体的な作成については社会保険労務士等の専門家に相談してみると良いでしょう。

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